现在的企业不论规模大小，都希望将公司变为智能办公室，以使公司的各种资源得以充分利用。 那么怎样才算是一个智能办公室?
智能办公室是一个以尖端的互联网技术为基础，透过收集数据，对企业中至为关键的操作系统和服务进行中央控制， 其一系列不同的协同工作得以创造一个更先进、以人为本的工作场所。而智能办公室可以增强用户体验，有助于提高生产力，亦能吸引和留住企业人才，也可以更灵活、更有效地利用办公室空间，降低企业成本，提升企业本身的品牌价值。
智能办公室主要透过利用 iBeacon、感测器和电话应用程式等等电子工具，帮助员工处理公务上的琐事，从而使他们能够专注较重要的事务，而其中一个智能办公室不可或缺的基本元素，就是会议室预约系统。会议室预约系统主要让使用者能够快捷地找出适合的会议室，并完成会议室的预订，配合各平台上的应用程式，使员工可以在不同时间、地点，都能够轻鬆安排会议。会议室预约系统亦能够提供会议室的各种资讯，以作企业管理之用，并将会议室排程集中于同一个平台，使企业管理者能够对公司资源运筹帷幄。
会议室预约系统的根本，莫过于预约时间表。 我司製作会议室预约系统时， 力求预约时间表达致清楚简洁的要求，并且支援所有电脑界面和手机端的操作。无论你在哪裡，只要打开手机，都能轻易地管理到所有房间的状态。
房间电子标牌
房间电子标牌安装在房间门前，可以清楚地显示房间现在的使用状态，确保使用者不会不小心去错别的房间之余，也能透过展示适合的图像，以提升公司形象。
会议室预约系统的房间电子标牌，支援 iOS， Android，Windows 这些不同作业系统的平板设备，使用者可以在轻鬆地走到房间门前，就能进行即时的房间预约，快捷方便。 我司同时支援附有指示灯的显示设备，就算在远处，使用者也能清楚地看见指示灯的颜色，从而得知哪些房间已被预约。指示灯的颜色主要分为叁种：绿色代表可供使用，橙色代表已预约，而红色代表正在使用。当你突然需要展开会议，又担心不知道会不会有其他人已预约某些房间的话，指示灯绝对是你公司里的明灯。
3D 平面图
如何能够令管理者对公司资源运筹帷幄，预约系统的界面设计至为重要。假设在公司有50间会议室，一般坊间的预约系统就会把这50间会议室的状态、预约资料等，以列表的形式平白地列出。这样的列表虽然能够提供所有资讯，但是表现方式并不直观， 管理者往往要从头到尾消化大量数据，容易使管理者过于疲劳，甚或看漏一些资讯，导致资源错配等问题。
有见及此，会议室预约系统在传统的列表显示外，锐意加入能够显示各个楼层的3D平面图功能，用最容易理解的方法去显示所有房间的状态，即使一个楼层数十间房间也能一目了然， 管理者再也无需花时间去看每一个房间的预约状态。
实时分析
另一个有效帮助企业管理者去利用公司资源的方法，就是实时的数据分析。现在租金飞腾，会议室的空间附带着很多直接和间接的成本。通过我司的系统，管理者能以图像化的分析，理解各个时段的会议室使用率、各人的使用时间、 因失约导致房间空置的次数等等，亦能匯出成为 Excel 形式的分析报告，从而让企业更了解公司会议室有否被充分利用，从而更有效运用、分配公司的资源。
无瑕连接日历系统
Google和Outlook的日历系统相当深入民心，在未有会议室预约系统的公司裡面，主要都是用这些日历系统去作出管理。我司理解，纵使 会议室预约系统 能够提供更好的用户体验给各个用家，但要所有使用者短期内放弃使用多年的日历系统，改用 会议室预约系统 的界面的话，很多用户一下子难以适应。
为此， 我司花了不少开发时间，成功无痕连接上 Google Calendar / Exchange server / Office 365 这些主要在公司会使用的日历系统，能够即时将第叁方系统的预约，同步到 会议室预约系统 裡头。这样新用户在未熟悉我们的界面前，可以继续使用他们本来一直使用的日历系统作出预约，也能够同时间使用 会议室预约系统 裡头的各种功能。
除了以上所提到的功能外，会议室预约系统 还有更多的功能与细节，务求提供最好的用户体验给企业，不论是管理层还是员工的需求都能一一满足，从而提升公司形象和员工整体工作效率。
